Rechtliches

Datenschutzerklärung

Diese Erklärung beschreibt, welche Personendaten beim Betrieb von Loktiva bearbeitet werden. Sie richtet sich nach dem revidierten Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG).

Verantwortliche Stelle

Wo Loktiva betrieben wird

Loktiva läuft auf einem Server in der Schweiz. Anwendung und Datenbank werden auf demselben Server betrieben; die Datenbank ist nicht öffentlich erreichbar. Es werden keine Personendaten an Anbieter ausserhalb der Schweiz übermittelt.

Öffentliche Website

Der Besuch der öffentlichen Seiten erfordert kein Konto. Es werden keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste eingesetzt, keine Cookies zu Analysezwecken gesetzt und keine externen Schriftarten oder Skripte von Drittanbietern nachgeladen.

Der vorgelagerte Webserver protokolliert technische Zugriffsdaten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Statuscode, Browserkennung). Diese Protokolle dienen dem Betrieb und der Sicherheit, werden rollierend überschrieben und nicht zur Profilbildung verwendet.

Konten und Anmeldung

Für den Arbeitsbereich wird ein Konto benötigt. Bearbeitet werden dabei:

• E-Mail-Adresse und Anzeigename,
• ein Passwort-Hash (scrypt) — das Passwort selbst wird nie gespeichert,
• Sitzungen: ein zufälliges Token, das nur als Hash in der Datenbank liegt, mit Ablaufzeitpunkt,
• Anmeldelinks: ebenfalls nur als Hash gespeichert, einmalig verwendbar, 15 Minuten gültig,
• Links zum Zurücksetzen des Passworts (eine Stunde gültig) und zur Bestätigung der Adresse (24 Stunden gültig) — beide ebenfalls nur als Hash und einmalig verwendbar,
• der Zeitpunkt, zu dem die E-Mail-Adresse bestätigt wurde,
• die Zugehörigkeit zu einer Organisation und die dortige Rolle.

Gesetzt wird ein einziges Cookie (loktiva_session). Es ist technisch notwendig, enthält keine Personendaten, ist gegen Auslesen durch Skripte geschützt und wird beim Abmelden gelöscht.

Schutz vor missbräuchlichen Anmeldeversuchen

Um Angriffe auf Konten zu begrenzen, wird die Zahl der Anmeldeversuche pro IP-Adresse in einem kurzen Zeitfenster beschränkt. Die dafür nötigen Angaben werden nur flüchtig im Arbeitsspeicher gehalten, nicht in der Datenbank gespeichert und beim Neustart verworfen.

Vorgangsdaten der Kundinnen und Kunden

Verwaltungen und Unternehmen erfassen in Loktiva betriebliche Daten: Liegenschaften, Einheiten, Vorgänge, beteiligte Personen und Firmen sowie den Verlauf einzelner Vorgänge. Für diese Inhalte ist die jeweilige Organisation verantwortlich; Loktiva bearbeitet sie in deren Auftrag.

Jeder Datensatz ist einer Organisation zugeordnet. Jede Abfrage wird serverseitig auf die Organisation der angemeldeten Person eingeschränkt, und die Datenbank weist organisationsübergreifende Verknüpfungen zusätzlich ab.

Der Verlauf eines Vorgangs wird fortgeschrieben und nicht überschrieben: Ereignisse wie Erstellung, Zuweisung und Statuswechsel bleiben nachvollziehbar erhalten.

Externe Meldelinks

Mieterinnen, Mieter und Handwerksbetriebe sollen ohne Konto melden können. Dafür vorgesehene Links sind auf eine einzelne Liegenschaft oder einen einzelnen Vorgang begrenzt, laufen ab und können widerrufen werden. Das Token wird ausschliesslich als Hash gespeichert und nicht protokolliert.

E-Mail-Versand

E-Mails werden über das Postfach info@loktiva.ch bei unserem Schweizer Hosting- und Mailanbieter versendet. Übermittelt werden dabei Ihre E-Mail-Adresse, der Betreff und der Inhalt der jeweiligen Nachricht; der Anbieter bearbeitet diese Daten als Auftragsbearbeiter in der Schweiz. Die Verbindung zum Mailserver ist verschlüsselt; ist keine verschlüsselte Verbindung möglich, wird nicht versendet.

Versendet werden ausschliesslich Nachrichten, die Sie oder Ihre Organisation ausgelöst haben: Anmeldelinks, Links zum Zurücksetzen des Passworts, Bestätigungen der E-Mail-Adresse und Einladungen in einen Arbeitsbereich. Es gibt keinen Newsletter, keine Werbung und keine Zähl- oder Trackingpixel in diesen Nachrichten.

Registrierung und Einladungen

Wer einen Arbeitsbereich eröffnet, gibt Namen, Organisationsname, E-Mail-Adresse und Passwort an. Die Adresse muss über einen zugesandten Link bestätigt werden, bevor eine Anmeldung möglich ist. Ob zu einer Adresse bereits ein Konto besteht, wird auf den Formularen nicht angezeigt — diese Auskunft erhält nur das jeweilige Postfach selbst.

Berechtigte Mitglieder einer Organisation können weitere Personen per E-Mail einladen. Gespeichert werden dafür die eingeladene Adresse, die vorgesehene Rolle, wer eingeladen hat, der Hash des Einladungstokens sowie Ablauf, Annahme und ein allfälliger Widerruf. Einladungen sind sieben Tage gültig und einmalig verwendbar.

Aufbewahrung

Abgelaufene Sitzungen sowie verbrauchte Anmelde-, Bestätigungs- und Einladungslinks werden regelmässig gelöscht. Vorgangsdaten bleiben bestehen, solange die Organisation Loktiva nutzt; nach Beendigung werden sie auf Wunsch gelöscht oder exportiert. Sicherungskopien der Datenbank werden verschlüsselt ausserhalb des Servers aufbewahrt und turnusgemäss überschrieben.

Bekanntgabe an Dritte

Personendaten werden nicht verkauft und nicht zu Werbezwecken weitergegeben. Eine Bekanntgabe erfolgt nur, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder für den Betrieb zwingend erforderlich wird; im zweiten Fall wird diese Erklärung vorher angepasst.

Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen des revDSG das Recht auf Auskunft über die zu Ihnen bearbeiteten Daten, auf Berichtigung, auf Löschung sowie auf Herausgabe oder Übertragung. Wenden Sie sich dafür an info@loktiva.ch. Betrifft Ihre Anfrage Daten, die eine Verwaltung in Loktiva erfasst hat, leiten wir sie an die verantwortliche Organisation weiter.

Änderungen

Diese Erklärung wird angepasst, sobald sich die tatsächliche Datenbearbeitung ändert. Massgebend ist die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

Stand: September 2026 · Impressum